Politica Anticorruzione

Tolleranza zero, senza eccezioni

Panta Ray lavora soprattutto per organizzazioni di settori regolamentati e vigilati: banche, assicurazioni, energia, grandi gruppi internazionali. Per loro ogni fornitore entra nella catena del valore e, con essa, nel perimetro dei rischi. Per noi l’integrità non è soltanto un obbligo di legge: è la condizione della nostra reputazione professionale e della possibilità stessa di operare.

Questa Politica stabilisce i principi e le regole con cui preveniamo e contrastiamo ogni forma di corruzione, attiva e passiva, diretta e indiretta, verso soggetti pubblici e privati, in Italia e all’estero.

1. A chi si applica

La Politica si applica a tutte le attività di PANTA RAY S.r.l. (la “Società”), in Italia e all’estero, nonché ad amministratori, dipendenti, consulenti e collaboratori a qualsiasi titolo, fornitori, partner commerciali, agenti e a chiunque agisca in nome o per conto della Società.

2. Riferimenti

• Le fattispecie di corruzione, induzione indebita a dare o promettere utilità e traffico di influenze illecite previste dal Codice Penale italiano e da qualsiasi normativa locale o internazionale nelle giurisdizioni in cui operiamo.
• Il D.Lgs. 231/2001 sulla responsabilità amministrativa degli enti.
• Lo UK Bribery Act 2010 e lo US Foreign Corrupt Practices Act, il cui rispetto ci è richiesto dagli accordi di rivendita internazionali che abbiamo sottoscritto.
• Il D.Lgs. 24/2023 in materia di segnalazione delle violazioni.
• I principi della norma ISO 37001, assunti come riferimento metodologico e applicati in misura proporzionata alle dimensioni della Società.

3. I nostri principi

• Tolleranza zero verso ogni forma di corruzione, indipendentemente dal valore economico.
• Tracciabilità e documentabilità di ogni operazione.
• Trasparenza nei rapporti con clienti, fornitori, partner e Autorità.
• Separazione dei compiti, ove organizzativamente possibile.
• Proporzionalità dei presidi rispetto alle dimensioni e alla struttura della Società.

4. Ciò che non facciamo mai

• Offrire, promettere, dare, sollecitare o accettare denaro o altra utilità per ottenere o mantenere un vantaggio indebito.
• Effettuare facilitation payment, in qualsiasi forma e per qualsiasi importo.
• Servirci di terze parti per compiere condotte che sarebbero vietate se compiute direttamente.
• Offrire o accettare omaggi, ospitalità o altre utilità al di fuori delle regole indicate al punto 5.
• Assumere o incaricare persone segnalate da controparti pubbliche o private allo scopo di ottenerne un favore.
• Costituire fondi occulti o effettuare registrazioni contabili incomplete, inesatte o fuorvianti.
• Promettere o concedere vantaggi in relazione a gare, aggiudicazioni, autorizzazioni, ispezioni o controlli.

5. Omaggi, ospitalità e spese di rappresentanza

Omaggi e ospitalità sono ammessi solo se di modico valore, conformi agli usi commerciali, trasparenti, documentati e tali da non poter essere ragionevolmente interpretati come un tentativo di influenzare una decisione. In concreto:

• il singolo omaggio non supera 50 euro e il totale annuo per destinatario non supera 200 euro;
• denaro, titoli, strumenti equivalenti e benefici personali sono sempre vietati, in dazione e in accettazione;
• verso pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio non sono ammessi omaggi né ospitalità, salvo oggetti di rappresentanza istituzionale di valore simbolico;
• ogni eccezione alle soglie richiede l’autorizzazione preventiva e scritta del vertice aziendale;
• tutte le spese sono registrate in contabilità con destinatario e causale.

6. Liberalità, sponsorizzazioni e contributi politici

Non eroghiamo contributi, diretti o indiretti, a partiti, movimenti, comitati, organizzazioni politiche o sindacali, né a loro rappresentanti o candidati.

Erogazioni liberali e sponsorizzazioni sono ammesse solo a favore di soggetti con documentata finalità sociale, culturale o professionale, previa autorizzazione del vertice aziendale e con pagamento tracciabile. Sono escluse quando il beneficiario è riconducibile a una controparte con cui è in corso una trattativa, una selezione o un’attività di controllo.

7. Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di vigilanza

I rapporti con la Pubblica Amministrazione, le Autorità di vigilanza e gli organismi concessionari sono tenuti solo da persone espressamente autorizzate, con correttezza, trasparenza e spirito di collaborazione. Le informazioni fornite sono complete, accurate e veritiere, e delle interlocuzioni rilevanti è conservata evidenza scritta.

8. Terze parti

Selezioniamo fornitori, consulenti e partner per competenza, affidabilità, correttezza professionale e congruità del corrispettivo. In proporzione al rischio della controparte e dell’operazione svolgiamo verifiche sulla loro affidabilità e reputazione, inseriamo nei contratti clausole di rispetto di questa Politica e ci riserviamo il diritto di risolvere il rapporto in caso di violazione.

9. Conflitti di interesse

Chi opera per la Società evita le situazioni, anche solo potenziali, di conflitto tra interessi personali e interessi della Società o dei clienti. Le comunica tempestivamente per iscritto e si astiene dalle decisioni interessate fino alla valutazione del caso.

10. Registrazioni contabili e tracciabilità

Ogni operazione è registrata in modo completo, accurato e tempestivo, con documentazione a supporto. Non sono ammesse disponibilità non registrate. I pagamenti avvengono con strumenti tracciabili, a favore di chi ha reso la prestazione e nel Paese in cui è stata resa, salvo eccezioni giustificate e documentate.

11. Responsabilità: una governance proporzionata

La Politica fa capo direttamente al vertice aziendale, che ne cura adozione, aggiornamento e diffusione, autorizza i casi che la Politica gli rimette, gestisce le segnalazioni e adotta i provvedimenti conseguenti. Data la dimensione della Società, non esiste una funzione di compliance separata: queste attività sono presidiate direttamente dal vertice, con il supporto di professionisti esterni quando necessario.

Dipendenti, consulenti e collaboratori sono tenuti a conoscere e rispettare la Politica, a segnalare ogni possibile violazione e a collaborare agli accertamenti. Le terze parti ne rispettano i principi nei rapporti con la Società e per suo conto.

12. Come segnalare una violazione

Chiunque venga a conoscenza di una violazione, anche solo sospetta o tentata, può segnalarla utilizzando i recapiti indicati nella pagina Contatti del sito pantaray.eu, specificando nell’oggetto “Segnalazione riservata”. Prendiamo in considerazione anche le segnalazioni anonime, purché sufficientemente circostanziate.

13. Formazione e verifiche

Chi lavora con noi riceve informazione su questa Politica all’inizio del rapporto e a ogni aggiornamento rilevante, ed è coinvolto in iniziative periodiche di sensibilizzazione. Verifichiamo periodicamente l’adeguatezza e l’effettiva applicazione della Politica, con particolare attenzione a spese di rappresentanza, liberalità, rapporti con terze parti e pagamenti non ricorrenti, e ne conserviamo evidenza.

14. Violazioni e aggiornamento

Il mancato rispetto della Politica può comportare, in base alla gravità e alla natura del rapporto, provvedimenti disciplinari per i dipendenti, la risoluzione del contratto per consulenti, collaboratori, fornitori e partner e, ove applicabile, azioni legali e la segnalazione alle Autorità competenti.

La Politica è riesaminata almeno una volta l’anno e aggiornata a fronte di modifiche normative, organizzative o di contesto.

Glossario

• Corruzione: offerta, promessa, dazione, accettazione o sollecitazione, diretta o tramite altri, di denaro o altra utilità per ottenere o mantenere un vantaggio indebito o influenzare l’operato di chi la riceve.
• Pubblico ufficiale: chi esercita una pubblica funzione o un pubblico servizio ai sensi degli artt. 357 e 358 del Codice Penale italiano, inclusi dipendenti e rappresentanti di enti pubblici, autorità di vigilanza, società a partecipazione pubblica e concessionari. Lo stesso vale per l’incaricato di pubblico servizio.
• Facilitation payment: pagamento di modico valore per accelerare o agevolare un’attività di routine a cui si avrebbe comunque diritto. È vietato senza eccezioni.
• Terza parte: qualsiasi soggetto esterno che intrattiene rapporti con la Società o agisce per suo conto: fornitori, consulenti, partner commerciali, agenti e distributori.